事情是這樣的，去年我們公司行政工作亂成一團麻，我自己就是個行政部的，天天處理報銷、會議安排、辦公用品那些破事，累得跟狗似的。

發(fā)現(xiàn)問題

我先觀察了一周行政工作，亂七八糟的：報銷單據(jù)積壓成山，審批拖拖拉拉；會議安排老沖突，員工怨聲載道；辦公用品總斷檔，還得臨時去樓下買。這搞得大家心情很差，我心想不行，這活兒得優(yōu)化一下，別干得自己都喘不過氣來。

我找了個安靜時間，泡了杯咖啡，坐下來開始理思路。關(guān)鍵點是別一上來就蠻干，得找員工聊聊。

收集反饋

我開始行動起來：第一步，挨個找同事問問意見。我跑到IT部、銷售部幾個部門閑聊，問大家：“行政哪些地方煩人？”結(jié)果收了一大堆槽點：報銷流程太慢、會議系統(tǒng)不好用、文具老是缺貨。有人說：“申請張紙都要等兩天，效率？”我趕緊掏出手機記下這些，心里有數(shù)了。

第二步，我梳理了反饋，把問題歸成了幾類。比如報銷慢主要是因為審批層級多，領(lǐng)導(dǎo)簽字兜圈子；會議問題出在系統(tǒng)不智能，沖突了也沒提醒。

分析需求

接著第三步，我分析了實際需求。我翻出舊流程手冊，比對新反饋，弄了個需求清單。核心是減掉沒用的步驟，比如減少審批環(huán)節(jié)、會議預(yù)訂加個自動檢查。我還列了幾個可行點子：改報銷單模板、采購?fù)獍o固定供應(yīng)商。

第四步，我制定了具體建議。這一步我寫得比較糙，直接拿本子記了6條：

• 簡化審批——砍掉多余簽名；
• 自動化會議排期——用軟件提醒沖突；
• 文具庫存監(jiān)控——系統(tǒng)報警補貨；
• 固定供應(yīng)商——確保東西及時到；
• 員工自助系統(tǒng)——自己能查單據(jù)進度；
• 反饋渠道——每周開個小會收意見。

這些不是專業(yè)術(shù)語，就是簡單操作。

實施過程

第五步，我開始推行這些點子。我先跟領(lǐng)導(dǎo)打了招呼，說搞點優(yōu)化試試；然后拉了IT、財務(wù)幾個人開會，演示我的小方案。開始有人反對，銷售部老王說：“改了流程會不會更亂？”我直接拍桌子：“先小范圍試錯唄！”大家勉強同意了。

我們挑了報銷模塊試水：重制了表單、刪了兩個審批步驟。接著會議系統(tǒng)加了沖突提醒、搞了文具庫存監(jiān)控功能。干得手忙腳亂，測試時還出了小bug，但我親自盯場修好了。

效果評估

第六步，評估成果。過了個把月，我找了數(shù)據(jù)比較：報銷時間從五天縮到一天半；會議沖突減少八成；文具斷貨基本沒了。同事反饋說省事了，我也不用天天救火了。

行政優(yōu)化別想復(fù)雜，就是一步步來：發(fā)現(xiàn)問題就聊，收集意見了整理，分析完制定點子，實施了緊盯過程，檢查結(jié)果。最大教訓(xùn)是小事也能搞得一團亂，但從頭到尾別急，動手干就行。