去年我接了個(gè)小外貿(mào)公司的活兒，老板是我老同學(xué)，喊我去幫他優(yōu)化一下業(yè)務(wù)。公司剛起步，亂七八糟的，新人進(jìn)去就踩坑。

我決定從零開始搞優(yōu)化。第一步，就是去看看公司到底啥情況。去了現(xiàn)場(chǎng)，看了兩三天，發(fā)現(xiàn)一堆毛?。簬齑娑言趥}庫里，東一堆西一堆，清點(diǎn)起來累死人；客戶單子記在小本子上，容易丟；員工每天忙來忙去，卻賺不了幾個(gè)錢。我跟老板說，這不行，得動(dòng)手改改。

起步階段：摸清門路

我找了個(gè)周末，把所有文件都翻出來整理。先是列出大問題：庫存亂、客戶信息記不住、員工老出錯(cuò)。然后，我跟員工一個(gè)一個(gè)聊，問問他們覺得哪里難搞。

• 小李說庫存找不著貨，害他耽誤發(fā)貨。
• 小王抱怨客戶名字和電話對(duì)不上號(hào)。
• 老板自己都記糊涂訂單了。

聊完了，我心里有數(shù)了，這公司就是太隨意，太信經(jīng)驗(yàn)。

動(dòng)手實(shí)施：小步前進(jìn)

定完思路，我就開始一步步干。先從最簡單的庫存做起，我買了套便宜表格軟件，裝上去試試。結(jié)果軟件老卡殼，還丟數(shù)據(jù)，坑得我直罵娘。只好停用，換回手動(dòng)方法。

我找來紙筆和大白板，讓員工一起清點(diǎn)庫存，把貨分類記清楚。每天下班前，大伙兒一起更新一遍。接著搞定客戶管理，我用電子表格做了一個(gè)小系統(tǒng)，輸名字和單子進(jìn)去，自動(dòng)備份到云，免得丟。員工一開始不習(xí)慣，我手把手教，做了幾遍演示。

這時(shí)遇到個(gè)大坑：員工嫌麻煩，不愿意用新方法。小王直接說我瞎折騰，小李也跟著抱怨。我拉大伙兒開個(gè)會(huì)，解釋清楚怎么避坑——改成小任務(wù)做，比如一天只記三個(gè)客戶，一點(diǎn)點(diǎn)來。還加個(gè)小獎(jiǎng)勵(lì)，完成了就有零食吃。慢慢兒地，大伙兒就接受了。

收尾：效果出來了

搞了兩三個(gè)月，終于有變化。庫存清點(diǎn)快多了，十分鐘就能搞定；客戶單子丟得少了，老板能直接查記錄；員工效率上來，不用天天加班。老板樂壞了，說現(xiàn)在新手進(jìn)來都能輕松上手。我，也省心多了。

為啥我能分享這些？以前我在大公司干過類似活兒，但那兒領(lǐng)導(dǎo)太多，開會(huì)扯皮沒完沒了，優(yōu)化建議被擱置，害我離職跑路。后來在小公司試錯(cuò)多了，懂了這個(gè)道理：外貿(mào)優(yōu)化別想一步登天，新手從零開始、一步一步試，最容易避坑。